ميشيل سيمينو
مارس 29، 2022 - 11 دقيقة للقراءة
لا شيء أكثر أهمية في إدارة الفريق من التواصل الفعال.
ولكن مع اختلاف أنماط العمل وبيئة العمل التي يغلب عليها العمل عن بُعد أو بيئة العمل المختلطة، قد يكون من الصعب معرفة أفضل طريقة للتواصل مع فريقك. في الواقع، وفقاً لـ تقرير حالة العمل عن بُعد لعام 2021 الصادر عن شركة Buffer، تم ذكر الصعوبات في التعاون والتواصل كثاني أكبر معاناة عند العمل عن بُعد.
للتواصل مع فريقك بشكل أكثر فعالية، من المفيد معرفة الفرق بين التواصل المتزامن وغير المتزامن. إن فهم كيفية ووقت استخدام كل طريقة سيكون له تأثير كبير على تعاون فريقك وإنتاجيته.
في هذه المقالة، سنلقي نظرة فاحصة على ما تنطوي عليه الاتصالات المتزامنة وغير المتزامنة، والفرق بين الاثنين، وحالات الاستخدام لكليهما.
الفهرس:
الاتصال المتزامن هو التواصل الذي يحدث في الوقت الفعلي.
عندما تتواصل مع شخص ما بشكل متزامن، سواء كان ذلك افتراضياً أو شخصياً، فإنك تتوقع الرد على الفور. فهو يسمح بإجراء محادثة فورية وديناميكية.
التواصل غير المتزامن، كما قد تكون خمنت، هو العكس. عند التواصل غير المتزامن، لا تحتاج إلى رد فوري. فهو يسمح للأشخاص بأخذ بعض الوقت قبل الرد على كل رسالة.
يكمن الفرق الرئيسي بين الاتصالات المتزامنة وغير المتزامنة في زمن الاستجابة بين الرسائل.
عند التواصل بشكل متزامن، من المتوقع أن يستجيب الأشخاص في تلك اللحظة. فكر في الأمر عندما تجري مكالمة هاتفية مع شخص ما: إنه ذهاب وإياب متناسق بينك وبين الشخص الذي تتحدث إليه.
في المقابل، عند التواصل بشكل غير متزامن، يمكن أن يكون هناك فاصل زمني بين الرسائل. على سبيل المثال، عندما تراسل شخصاً ما عبر البريد الإلكتروني، لا تتوقع رداً فورياً. قد يستغرق الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني من 10 دقائق إلى يوم كامل للرد عليك.
في حين أن بعض الشركات تلتزم بطريقة واحدة أو أخرى فقط، إلا أنه من النادر جداً. تجد معظم الفرق التوازن بين الاثنين الذي يناسب فريقها بشكل أفضل - وهذا أمر بالغ الأهمية في Lasting Dynamics الذي يحتوي على توزيع 50%-50% والتوازن بين زملاء الفريق داخل المكتب والزملاء في الفريق عن بُعد بالكامل.
ديفين بيكل، مدير تسويق النمو في نيكستيفا، يستخدم الاتصالات غير المتزامنة 80% من الوقت والاتصالات المتزامنة 20% من الوقت. ويوضح
"نظراً لكوني أعمل عن بُعد وأعمل في مجال التسويق، غالباً ما يكون البريد الإلكتروني و Slack و Asana هي القنوات التي أذهب إليها لنقل المعلومات والمتابعة. في Nextiva، هناك قناة أخرى غير متزامنة هي أداة تسجيل المكالمات الخاصة بنا للاستماع إلى مكالمات العملاء وتدوين الملاحظات لفريق المبيعات. أنا في الحقيقة لا أستخدم القنوات المتزامنة إلا لاجتماعات البائعين أو الاجتماعات الداخلية أو مكالمات المتابعة."
ديفين بيكل، مدير تسويق النمو، نيكستيفا
ميشيل سيمينو، الرئيس التنفيذي @ مجموعة Lasting Dynamics يستخدم تنظيم التقويم الخاص به لتقليل المكالمات المتكررة إلى أدنى حد ممكن لإعطاء الحرية للتقويم لاستيعاب حوالي 10-12 ساعة عمل في اليوم الواحد في الاتجاه التالي
لكل طريقة تواصل إيجابياتها وسلبياتها. متى يجب عليك استخدام كل منها يعتمد على الموقف. في هذه الأيام، مع وجود عدد لا يحصى من أدوات الاتصال غير المتزامن تحت تصرفنا، هناك الكثير مما يمكننا إنجازه بشكل غير متزامن. ولكن، لا تزال هناك بعض المواقف التي لا يمكن فيها استبدال التفاعلات في الوقت الفعلي - مع الأخذ في الاعتبار أيضًا أن مساحة العمل جزء مهم للعيش والاستمتاع الكامل بمكان العمل.
دعنا نلقي نظرة فاحصة على إيجابيات وسلبيات التواصل المتزامن:
لقد مررنا جميعًا بموقف يحدث فيه سوء تواصل نتيجة سوء تفسير رسالة بريد إلكتروني أو رسالة Slack. قد يكون من الصعب أن تنقل مشاعرك ونبرة صوتك من خلال رسالة مكتوبة (الحمد لله على الرموز التعبيرية 🙏). تتمثل إحدى مزايا التواصل المتزامن في القدرة على ضمان تلقي رسائلك كما تريدها أنت. وفي حالة حدوث أي سوء فهم، يمكنك بسهولة معالجتها على الفور وتوضيح المشكلة وتجنب أي لبس في المستقبل.
دارين مورف، رئيس قسم التحكم عن بُعد في جيتلابيوضح أنه عندما يكون ذلك ممكناً، فإنه يستخدم التواصل غير المتزامن للمضي قدماً في المشروع. ولكن، بعد قدر معين من الذهاب والإياب، سيتحول إلى التواصل المتزامن. في بعض الحالات، يساعد ذلك في الوصول إلى جوهر الأمور بشكل أسرع. يشرح دارين:
"العمل بشكل غير متزامن ليس هدفاً في حد ذاته؛ بل إن مراعاة واختيار المضي قدماً في مناقشة أو مشروع ما بشكل غير متزامن عندما يكون ذلك ممكناً يخلق مساحة أكبر للحظات المتزامنة. إذا تناقش شخصان أكثر من ثلاث مرات حول نفس الموضوع - وكان من غير العملي تقسيمه إلى قرارات أصغر غير متزامنة - فمن المنطقي الانتقال مؤقتًا إلى وسيط تواصل متزامن أو وسيط تواصل أكثر ثراءً.
دارين مورف، هاف أوف ريموت، جيتلاب
البشر مفطورون على التواصل وجهاً لوجه. يُعد التواصل المتزامن، وخاصةً مكالمات الفيديو والتفاعل الشخصي، جزءاً مهماً من بناء الألفة مع فريقك. والعلاقة ليست مجرد علاقة لطيفة. أنت بحاجة إليها لبناء أساس من الثقة وإنشاء فريق أكثر تفاعلاً. بغض النظر عن الأداة أو قدرتك كمتواصل، لا يمكنك بناء نفس النوع من العلاقات العميقة مع الأشخاص بشكل غير متزامن.
هناك حالات يكون فيها من الضروري تعطيل سير عمل شخص ما بسبب ظهور مسألة أكثر إلحاحًا. في تلك السيناريوهات، يكون التواصل المتزامن هو الحل. يتطلب تغيير الخطط في اللحظة الأخيرة أو أي نوع من الأزمات استجابة سريعة من أعضاء الفريق.
أحد أكبر عيوب الاتصالات في الوقت الحقيقي هو أنه من المتوقع أن تستجيب بأسرع ما يمكن، حتى لو كان ذلك يعني مقاطعة تركيزك باستمرار.
من المحتمل أن يستغرق عضو الفريق الذي يضطر إلى التوقف عن القيام بشيء ما للقفز إلى اجتماع ما وقتًا أطول بكثير لاحقًا لاستئناف العمل من نقطة التوقف. وعلاوة على ذلك، فإن المشاركة في الاجتماعات - وفقًا لأحدث اكتشافات علماء الأعصاب - تساهم في تفريغ طاقة الأشخاص بسرعة مما يجعلهم يشعرون بأنهم بحاجة إما إلى وقفة أو إلى مهمة أسهل بعد اجتماع مدته بالفعل 30-60 دقيقة فقط.
إحدى مزايا العمل عن بُعد هي القدرة على العمل مع أعضاء الفريق في جميع أنحاء العالم. ولكن، نظرًا لأن موظفيك عن بُعد قد يعيشون في مناطق زمنية مختلفة، فليس من الممكن دائمًا أن تتوقع منهم أن يكونوا متاحين أثناء الخاص بك ساعات العمل اليومية. لذا، فإن التواصل المتزامن ليس الشكل الأمثل للتواصل بالنسبة للفرق المنتشرة في مناطق زمنية مختلفة.
ليفيو تاناسي، رائد الأعمال والرئيس التنفيذي لشركة زيرو باونسيؤكد ذلك:
"أدير العديد من الفرق المنتشرة في جميع أنحاء الولايات المتحدة وأوروبا. التواصل معهم جميعاً في الوقت الفعلي ليس ممكناً دائماً. غير المتزامن هو ما نستخدمه بشكل أساسي لفرقنا البعيدة. ولحسن الحظ، إنهم أشخاص مبادرون ومستقلون للغاية يمكنني الاعتماد عليهم دائماً."
ليفيو تاناسي، زيرو باونس
الميزة الرئيسية للاتصال غير المتزامن هي حرية الرد على الرسائل في الوقت الذي يناسبك - وهو ما يمكن أن يكون له فوائد كبيرة للجميع.
دعونا نلقي نظرة فاحصة على بعض مزايا وعيوب الاتصالات غير المتزامنة:
يسمح التواصل بشكل غير متزامن لفريقك بالتركيز على عملهم دون مقاطعات مستمرة. وهذا مهم بشكل خاص لأدوار معينة. على سبيل المثال، على الرغم من أن الاجتماعات قد تكون أداة مهمة بالنسبة لك كمدير، إلا أنها تكلف فريقك وقتًا ثمينًا للتركيز دون انقطاع. يُطلق بول غراهام على هذا جدول الصانع مقابل جدول المدير. بالنسبة للمديرين، التواصل المتزامن هو كيفية حدوث العمل. أما بالنسبة للصناع، فهو يوقف العمل عن الحدوث.
يسمح التواصل بشكل غير متزامن للصانعين بالاستجابة في وقتهم الخاص، بدلاً من تعطيل سير العمل - مما يجعل الفريق بأكمله أكثر إنتاجية في نهاية المطاف.
ناريك سفاريان، الرئيس التنفيذي لشركة رندرفورستيتوسع في هذا الأمر. ويوضح أن مفتاح الإدارة الناجحة للفريق هو التخلص من المشتتات غير الضرورية:
"تتم معظم اتصالاتنا خلال المشاريع بشكل غير متزامن. إذا طرأ أي شيء عاجل، فإننا نستخدم الدردشة، وإذا لم يكن كذلك، فإننا نلتزم بلوحاتنا وبطاقاتنا على Trello. والطريقة التي نحدد بها المهام لأعضاء الفريق ونعيّن لهم المواعيد النهائية دون أي تشتيت آخر يجعل من السهل عليهم التركيز."
- ناريك سفاريان، رندرفورست
إذا كانت الطريقة الوحيدة التي يتواصل بها فريقك هي من خلال الاجتماعات أو المكالمات الهاتفية في الوقت الفعلي، فأنت لا تخلق بيئة شاملة لأعضاء فريقك في المناطق الزمنية الأخرى. عندما يكون لديك طرق تواصل جيدة غير متزامنة في مكانها، لا يحتاج موظفوك العالميون إلى قضاء ساعات فراغهم على الإنترنت أو على الهاتف مع أعضاء فريقهم. بدلاً من ذلك، يمكنهم في الواقع قضاء أوقات فراغهم بشكل جيد لتجنب الإرهاق.
التواصل غير المتزامن مثالي للمشاكل التي تتطلب المزيد من الوقت والتفاني لحلها. فبدلاً من إلقاء استجابة فورية لمجرد أنه من المتوقع أن تقوم بذلك في الاجتماع، يمكنك أن تأخذ وقتك وتحلل المشكلة للتوصل إلى حل مدروس.
عندما يتعلق الأمر بالقضايا العاجلة، فإن الاتصالات غير المتزامنة ليست أفضل الخيارات. بطبيعتها، تتيح طرق التواصل غير المتزامنة للأشخاص مزيداً من الوقت للاستجابة. في حين أن هذا هو جمالها، إلا أنها لن تصلح لـ كل حالة - خاصةً في غير حالات الطوارئ.
تزيد الرسائل غير المتزامنة من فرص سوء التواصل. تُعد النبرة ولغة الجسد عنصرين أساسيين للتواصل الفعال، ويصعب تفسيرهما من خلال الاتصالات غير المتزامنة مثل البريد الإلكتروني أو أدوات إدارة المهام. بينما يمكن التخفيف من بعض احتمالات سوء التواصل باستخدام برامج تسجيل الصوت والفيديو (مثل Yac أو ستوري إكسبريس)، لا يسمح التواصل غير المتزامن بإزالة سوء الفهم في الوقت الحقيقي. لهذا السبب عند التعامل مع مواضيع أكثر حساسية، من الأفضل اختيار الاجتماع في الوقت الفعلي.
كلنا مررنا بهذا الموقف: أنت تستمتع بعطلة نهاية الأسبوع عندما تتلقى مكالمة هاتفية من مديرك يطلب منك القيام بشيء يمكن أن ينتظر حتى يوم الاثنين.
في هذه الحالة، كان من الممكن أن يكون البريد الإلكتروني وسيلة اتصال أكثر ملاءمة. كنت ستتحكم في الوقت الذي تتحقق منه ومتى ترد عليه. ولكن، نظرًا لأنك تلقيت مكالمة هاتفية، فقد شعرت بالحاجة إلى معالجة المشكلة على الفور.
وبمرور الوقت، سيؤدي استخدام طرق التواصل الخاطئة في الأوقات الخاطئة إلى الاستياء والإرهاق من جهة (الكثير من التواصل المتزامن)، أو سوء التواصل وانعدام الثقة من جهة أخرى (الكثير من التواصل غير المتزامن).
من المهم معرفة متى يجب استخدام التواصل المتزامن مقابل التواصل غير المتزامن والتوافق مع فريقك بشأن طرق التواصل المفضلة.
عندما سألنا مجموعة صغيرة من القادة عن المهام التي يفضلون معالجتها بشكل غير متزامن، كانت الإجابات الأكثر شيوعًا هي تحديثات الحالة (100%)، تليها تحديثات المشروع وتحديد الأهداف. في حين أن المهام الفردية كانت تتم بشكل متزامن حصرياً.
دعونا نلقي نظرة عن كثب على بعض الحالات لكل من الاتصالات المتزامنة وغير المتزامنة.
في حين أنه من الرائع أن يكون هناك اجتماع استهلالي لأي مشروع معين، إلا أنه يمكن لأعضاء الفريق من هناك في كثير من الأحيان تقديم تقارير عن التقدم المحرز وإبداء الملاحظات بشكل غير متزامن. أدوات إدارة المشاريع تسهيل التواصل بفعالية والحفاظ على كل شيء في مكان واحد مع الحفاظ على عدم التزامن.
نصيحة للمحترفين: يكون هذا الأمر أكثر فعالية عندما تكون الأدوار والمسؤوليات محددة بوضوح وعندما تكون قد أنشأت ثقافة المساءلة والملكية في فريقك.
في كثير من الأحيان بمجرد ظهور أي نوع من المشاكل، يسارع الناس إلى إعداد اجتماع الفريق. صحيح أن استشارة أعضاء فريقك حول القضايا المهمة أمر ضروري. ولكن، في كثير من الحالات، لا يمكنك أن تتوقع أن يحل اجتماع قصير متزامن جميع المشاكل. يحتاج أعضاء الفريق إلى وقت لتقييم المشكلة واتخاذ قرار مستنير.
هذا هو الوقت الذي يمكن أن يساعد فيه استخدام طريقة التواصل غير المتزامن كثيرًا. فهو يسمح لأعضاء الفريق بقضاء بعض الوقت في المشكلة، وإجراء بعض الأبحاث، وتقديم حل مفيد. بعد ذلك، بمجرد أن تتاح الفرصة للجميع للتفكير في الأمر، قد يكون من المنطقي إعادة التجمع بشكل متزامن.
تسهّل تحديثات الحالة غير المتزامنة على الجميع البقاء على اطلاع على التقدم المحرز. عندما تقوم بتوصيل تقارير الحالة بشكل غير متزامن، ستلاحظ أنه عندما تجتمع في الوقت الفعلي، يصبح الأمر أكثر إنتاجية. فجأة، لن تقضي ساعة كاملة في تحديثات الحالة. بدلاً من ذلك، أنت بالفعل في الحلقة وقادر على معالجة العوائق أو التحدث عن التحسينات.
إن نشر المشكلة على مستوى الفريق هو أمر لا يحتاج إلى انتظار أي موعد يومي أو أسبوعي للفريق، بل هو نشاط يجب أن يتم تنفيذه بكفاءة على أساس يومي - في Lasting Dynamics نتبع ممارسة مفادها أنه بعد ساعتين من محاولة حل مشكلة ما، فإن الخطوة التالية هي إخطار زملاء الفريق لتحليل المشكلة وإيجاد حل لها مع فائدة إضافية تتمثل في جعل الجميع على علم بوجود المشكلة وإمكانية التأخير في التكرار و/أو خارطة الطريق.
لإيجاد توازن فعال بين الاتصالات المتزامنة مقابل الاتصالات غير المتزامنة في فريقك، من المهم التعامل مع الأمر بالعقلية الصحيحة. تذكر أن الهدف النهائي هو جعل التعاون أسهل وإنشاء مساحة حيث يمكن إشراك الموظفين ومنتجة
لوقت طويل، كان أصحاب العمل والمدراء مهووسين بثقافة التواصل المتزامن أولاً. ففي العديد من ثقافات الشركات، يكون الحل الافتراضي للتعامل مع أي نوع من الإزعاج هو الدعوة إلى عقد اجتماع (ولهذا السبب تحظى الاجتماعات بسمعة سيئة). وبالمثل، قبل جائحة فيروس كورونا، كانت العديد من الشركات عالقة في فكرة ثقافة المكتب أولاً.
والسبب الجذري في ذلك هو تفضيل المديرين "المراقبة والانشغال المرئي" للموظفين بدلاً من "النتائج المحددة والثقة"، كما يقول كال نيوبورت يكتب لنيويوركر يبدو أن المديرين يميلون إلى تعريف العمل المنتج على أنه رؤية موظفيهم مشغولين على مكاتبهم. هذا هو التفكير السائد: "كيف لي أن أعرف أن الموظفين يعملون إذا لم أتمكن من رؤيتهم؟
ولكن كما جودي طومسون"، وهو من أوائل المؤيدين لثقافة العمل القائم على النتائج أولاً، يتساءل "الناس يجلسون في مقصوراتهم، ويذهبون إلى الاجتماعات، ويتذمرون من مدى انشغالهم، ولكن هل يحققون بالفعل تقدماً في نتائج قابلة للقياس؟
للحصول على بيئة عمل تعاونية ومنتجة حقًا، تحتاج إلى ثقافة الثقة، وعمليات قوية تصف بدقة منهجية العمل وتعديلها باستمرار، وأنظمة تتبع المشكلات/أنظمة إدارة سير العمل. إذا كان فريقك يعمل بشكل أفضل خلال ساعات معينة أو يفضل طرقاً معينة للتواصل، فاستمع إليه. خاصة في خضم "الاستقالة الكبرى"،" كونك صارمًا بشأن أسلوب التواصل ليس الطريقة التي ستحتفظ بها بموظفيك.
اعثر على التوازن بين التواصل المتزامن وغير المتزامن الذي يساعدك أنت وفريقك على العمل معًا بفعالية لإحداث أكبر قدر من التأثير.
كل طريقة تواصل لها زمانها ومكانها. التواصل في الوقت الحقيقي مثالي للمشكلات الحساسة للوقت، ولبناء الألفة والتواصل بين فريقك.
ولكنها تعمل بشكل أفضل عندما تقترن بالتواصل غير المتزامن. إن استخدام أدوات الاتصال غير المتزامن لأشياء مثل تحديثات الحالة وإدارة المهام سيسمح للجميع باستخدام وقتهم بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
عندما تجد التوازن الصحيح بين وسيلتي التواصل، فإن ذلك سيفعل المعجزات في التقويم والمشاركة والسعادة العامة في العمل.
ميشيل سيمينو
أؤمن بالعمل الجاد والالتزام اليومي كوسيلة وحيدة للحصول على النتائج. أشعر بجاذبية لا يمكن تفسيرها للجودة وعندما يتعلق الأمر بالبرمجيات فهذا هو الدافع الذي يجعلني وفريقي نتمسك بشدة بممارسات أجايل والتقييمات المستمرة للعمليات. لديّ موقف تنافسي قوي تجاه كل ما أتناوله - بطريقة لا أتوقف فيها عن العمل، حتى أصل إلى القمة، وبمجرد أن أصل إلى القمة، أبدأ العمل للحفاظ على مكانتي.
