Michele Cimmino
29. mars 2022 - 11 min å lese
Ingenting er viktigere i teamledelse enn effektiv kommunikasjon.
Men med ulike arbeidsstiler og et hovedsakelig eksternt eller hybrid arbeidsmiljø kan det være utfordrende å finne den beste måten å kommunisere med teamet ditt på. Faktisk, ifølge Buffers rapport om fjernarbeid i 2021ble samarbeids- og kommunikasjonsvansker oppgitt som den nest største utfordringen ved fjernarbeid.
Hvis du vil kommunisere mer effektivt med teamet ditt, er det nyttig å kjenne til forskjellen mellom synkron og asynkron kommunikasjon. Hvis du vet hvordan og når du skal bruke de to metodene, vil det ha stor innvirkning på teamets samarbeid og produktivitet.
I denne artikkelen skal vi se nærmere på hva synkron og asynkron kommunikasjon innebærer, forskjellen mellom de to og bruksområdene for begge.
INDEX:
Synkron kommunikasjon er kommunikasjon som skjer i sanntid.
Når du kommuniserer synkront med noen, enten det er virtuelt eller personlig, forventer du å få svar med en gang. Det muliggjør en umiddelbar, dynamisk samtale.
Asynkron kommunikasjon er, som du kanskje har gjettet, det motsatte. Når du kommuniserer asynkront, trenger du ikke umiddelbar respons. Det gir folk mulighet til å ta seg litt tid før de svarer på hver melding.
Hovedforskjellen mellom synkron og asynkron kommunikasjon ligger i responstiden mellom meldinger.
Når man kommuniserer synkront, forventes det at man svarer i det øyeblikket man gjør det. Tenk på når du har en telefonsamtale med noen: Det er en konsekvent frem og tilbake mellom deg og personen du snakker med.
Når du kommuniserer asynkront, kan det derimot gå lang tid mellom hver melding. Når du for eksempel sender en e-post til noen, kan du ikke forvente å få svar umiddelbart. Det kan ta alt fra 10 minutter til en dag før personen du sender e-post til, svarer deg.
Noen selskaper holder seg utelukkende til den ene eller den andre metoden, men det er ganske sjelden. De fleste team finner en balanse mellom de to som fungerer best for teamet - dette er helt avgjørende i Lasting Dynamics som har en 50%-50%-fordeling og en balanse mellom teamkolleger som jobber på kontoret og teamkolleger som jobber helt eksternt.
Devin Pickell, Growth Marketing Manager hos Nextivabruker asynkron kommunikasjon 80% av tiden og synkron kommunikasjon 20% av tiden. Forklarer han:
"Siden jeg jobber helt eksternt og har en markedsføringsrolle, er e-post, Slack og Asana ofte de kanalene jeg bruker for å videreformidle informasjon og følge opp. En annen asynkron kanal i Nextiva er samtaleopptaksverktøyet vårt, der vi lytter til kundesamtaler og skriver ned tilbakemeldinger til salgsteamet. Synkrone kanaler bruker jeg egentlig bare til leverandørmøter, interne møter eller "catch-up"-samtaler."
Devin Pickell, Growth Marketing Manager, Nextiva
Michele Cimmino, administrerende direktør @ Lasting Dynamics Group bruker å organisere kalenderen sin for å redusere de gjentatte anropene så mye som mulig, slik at kalenderen gir rom for rundt 10-12 timers arbeidstid per dag i følgende retning
Hver kommunikasjonsmetode har sine egne fordeler og ulemper. Når du bør bruke hver av dem, avhenger av situasjonen. I disse dager, med utallige asynkrone kommunikasjonsverktøy til vår disposisjon, er det mye vi kan få gjort asynkront. Men det finnes fortsatt situasjoner der sanntidsinteraksjon ikke kan erstattes - også med tanke på at arbeidsområdet er en viktig del av det å leve og trives på arbeidsplassen.
La oss se nærmere på fordeler og ulemper ved synkron kommunikasjon:
Vi har alle vært i en situasjon der misforståelser har oppstått som følge av en feiltolket e-post eller Slack-melding. Det kan være vanskelig å formidle følelser og tonefall gjennom en skriftlig melding (takk og lov for emojis 🙏 ). En av fordelene med synkron kommunikasjon er muligheten til å sikre at meldingene dine blir mottatt slik du hadde tenkt deg. Hvis det oppstår misforståelser, kan du enkelt ta tak i dem på stedet, oppklare problemet og unngå fremtidig forvirring.
Darren Murph, leder for Remote i Gitlab, forklarer at når det er mulig, bruker han asynkron kommunikasjon for å bringe et prosjekt fremover. Men etter en viss mengde frem og tilbake går han over til synkron kommunikasjon. I noen situasjoner bidrar det til at man kommer raskere til bunns i ting. Darren forklarer:
"Å jobbe asynkront er ikke et mål i seg selv, men det å ta hensyn og velge å føre en diskusjon eller et prosjekt videre asynkront når det er mulig, skaper mer rom for synkrone øyeblikk. Hvis to personer diskuterer det samme temaet mer enn tre ganger - og det er upraktisk å dele det opp i mindre asynkrone beslutninger - er det fornuftig å midlertidig gå over til synkron eller et rikere kommunikasjonsmedium.
Darren Murph, Heaf Of Remote, Gitlab
Mennesker er skapt for å kommunisere ansikt til ansikt. Synkron kommunikasjon, spesielt videosamtaler og personlig interaksjon, er en viktig del av det å bygge en god relasjon med teamet ditt. Og relasjonen er ikke bare noe som er fint å ha. Du trenger det for å bygge et fundament av tillit og skape et mer engasjert team. Uansett verktøy eller dine evner som kommunikator, kan du ikke bygge den samme typen dype forbindelser med folk asynkront.
Det finnes situasjoner der det er helt nødvendig å avbryte noens arbeidsflyt fordi det dukker opp en mer presserende sak. I slike situasjoner er synkron kommunikasjon løsningen. En planendring i siste liten eller en hvilken som helst type krise krever rask respons fra teammedlemmene.
En av de største ulempene med sanntidskommunikasjon er at det forventes at du svarer så fort du kan, selv om det betyr at du hele tiden må avbryte fokuset ditt.
Et teammedlem som må avbryte noe for å delta i et møte, kommer sannsynligvis til å bruke mye mer tid på å komme i gang igjen senere. I tillegg bidrar møtedeltakelse - ifølge de nyeste funnene fra nevrovitenskapen - til å tømme folk for energi, slik at de føler at de enten trenger en pause eller en enklere oppgave etter et møte som allerede har vart i 30-60 minutter.
En av fordelene med fjernarbeid er muligheten til å jobbe med teammedlemmer over hele verden. Men fordi dine eksterne medarbeidere kanskje bor i forskjellige tidssoner, er det ikke alltid mulig å forvente at de er tilgjengelige i løpet av din daglige arbeidstiden. Synkron kommunikasjon er derfor ikke den optimale kommunikasjonsformen for team som er spredt over flere tidssoner.
Liviu Tanase, gründer og administrerende direktør i ZeroBounce...bekrefter:
"Jeg leder flere team som er spredt over hele USA og Europa. Det er ikke alltid mulig å kommunisere med alle i sanntid. Vi bruker hovedsakelig asynkron kommunikasjon for de eksterne teamene våre. Heldigvis er de selvgående og svært selvstendige mennesker som jeg alltid kan stole på."
Liviu Tanase, ZeroBounce
Den største fordelen med asynkron kommunikasjon er friheten til å svare på meldinger på et tidspunkt som passer deg - noe som kan ha store fordeler for alle.
La oss se nærmere på noen av fordelene og ulempene med asynkron kommunikasjon:
Ved å kommunisere asynkront kan teamet fokusere på arbeidet sitt uten stadige avbrytelser. Dette er spesielt viktig for visse roller. For eksempel kan møter være et viktig verktøy for deg som leder, men de koster teamet ditt verdifull tid til å fokusere uforstyrret. Paul Graham kaller dette for tidsplan for produsent vs. manager. For ledere er synkron kommunikasjon det som får arbeidet til å skje. For beslutningstakere hindrer den arbeidet i å skje.
Ved å kommunisere asynkront kan beslutningstakerne svare når de har tid, i stedet for å forstyrre arbeidsflyten - noe som til syvende og sist vil gjøre hele teamet mer produktivt.
Narek Safaryan, administrerende direktør i Renderforest, utdyper dette. Han forklarer at en nøkkel til vellykket teamledelse er å eliminere unødvendige distraksjoner:
"Det meste av kommunikasjonen vår under prosjekter foregår asynkront. Hvis noe haster, bruker vi chat, ellers holder vi oss til tavlene og kortene våre på Trello. Måten vi definerer oppgaver for teammedlemmene og tildeler dem tidsfrister uten ytterligere distraksjoner, gjør det enkelt for dem å konsentrere seg."
- Narek Safaryan, Renderforest
Hvis den eneste måten teamet ditt kommuniserer på, er gjennom møter eller telefonsamtaler i sanntid, skaper du ikke et inkluderende miljø for teammedlemmer i andre tidssoner. Når du har gode asynkrone kommunikasjonsmetoder på plass, trenger ikke dine globale medarbeidere å tilbringe fritiden sin på nettet eller på telefon med teammedlemmene sine. I stedet kan de faktisk bruke fritiden sin på en god måte og unngå utbrenthet.
Asynkron kommunikasjon er ideelt for problemer som krever mer tid og engasjement for å bli løst. I stedet for å slenge sammen et svar på stedet bare fordi det forventes at du skal gjøre det i et møte, kan du ta deg god tid til å analysere problemet og komme opp med en gjennomtenkt løsning.
Når det gjelder hastesaker, er ikke asynkron kommunikasjon det beste alternativet. Asynkrone kommunikasjonsmetoder gir folk mer tid til å svare. Selv om det er det fine med dem, vil de ikke fungere for hver situasjon - spesielt ikke i en nødsituasjon.
Asynkron kommunikasjon øker sjansene for feilkommunikasjon. Tonefall og kroppsspråk er viktige komponenter for å kommunisere effektivt, og de er vanskeligere å tolke gjennom asynkron kommunikasjon som e-post eller verktøy for oppgavehåndtering. Selv om noe av potensialet for feilkommunikasjon kan reduseres med programvare for tale- og videoopptak (som Yac eller StoryXpress), gjør asynkron kommunikasjon det ikke mulig å oppklare misforståelser i sanntid. Derfor er det bedre å velge et møte i sanntid når man har å gjøre med mer sensitive temaer.
Vi har alle vært der: Du nyter helgen når du får en telefon fra sjefen din som ber deg om å gjøre noe som egentlig kan vente til mandag.
I denne situasjonen ville en e-post ha vært et mer hensiktsmessig kommunikasjonsmiddel. Da hadde du hatt kontroll over når du sjekket den og når du svarte. Men fordi du fikk en telefonsamtale, føler du et behov for å ta tak i problemet umiddelbart.
Over tid vil bruk av feil kommunikasjonsmetoder på feil tidspunkt føre til bitterhet og utbrenthet i den ene enden av spekteret (for mye synkron kommunikasjon), eller feilkommunikasjon og manglende tillit i den andre (for mye asynkron kommunikasjon).
Det er viktig at du vet når du skal bruke synkron og asynkron kommunikasjon, og at du er enig med teamet ditt om hvilke kommunikasjonsmetoder dere foretrekker.
Da vi spurte en liten gruppe ledere om hvilke oppgaver de foretrakk å løse asynkront, var de vanligste svarene statusoppdateringer (100%), etterfulgt av prosjektoppdateringer og målsettinger. Mens en-til-en-samtaler utelukkende ble utført synkront.
La oss se nærmere på noen av tilfellene for både synkron og asynkron kommunikasjon.
Selv om det er flott å ha et oppstartsmøte for et gitt prosjekt, kan teammedlemmene derfra ofte rapportere om fremdriften og gi tilbakemeldinger asynkront. Verktøy for prosjektledelse gjør det enkelt å kommunisere effektivt og holde alt på ett sted, samtidig som det forblir asynkront.
Profftips: Dette er mye mer effektivt når roller og ansvarsområder er klart definert, og du har opprettet en kultur for ansvarlighet og eierskap i teamet ditt.
Så snart et problem oppstår, skynder folk seg ofte å sette opp en teammøte. Det er sant at det er nødvendig å rådføre seg med teammedlemmene om viktige spørsmål. Men i mange tilfeller kan du ikke forvente at et kort, synkront møte skal løse alle problemer. Teammedlemmene trenger tid til å vurdere saken og ta en informert beslutning.
Da kan det være til stor hjelp å bruke en asynkron kommunikasjonsmetode. Da kan teammedlemmene bruke tid på problemet, gjøre litt research og komme med en meningsfull løsning. Når alle har fått tenkt seg om, kan det være fornuftig å omgruppere synkront.
Asynkrone statusoppdateringer gjør det enklere for alle å holde seg oppdatert på fremdriften. Når du kommuniserer statusrapporter asynkront, vil du merke at når dere møtes i sanntid, blir det mye mer produktivt. Plutselig bruker dere ikke en time på statusoppdateringer. Dere er allerede i loopen og kan ta opp blokkeringer eller snakke om forbedringer.
Spredning av et problem på teamnivå er ikke noe som trenger å vente på en daglig eller ukentlig teammøte, det er en aktivitet som må utføres på daglig basis - i Lasting Dynamics følger vi den praksisen at etter å ha brukt to timer på å prøve å løse et problem, er neste trinn å varsle teammedlemmene for å analysere problemet og finne en løsning, med den ytterligere fordelen at alle får vite om problemets eksistens og muligheten for forsinkelser på en iterasjon og/eller veikart.
For å finne en effektiv balanse mellom synkron og asynkron kommunikasjon i teamet ditt, er det viktig å tenke riktig. Husk at det endelige målet er å gjøre samarbeidet enklere og skape et rom der medarbeidere kan engasjeres og produktiv.
I lang tid har arbeidsgivere og ledere vært besatt av en kommunikasjonskultur der synkronisering kommer først. I mange bedriftskulturer er standardløsningen for å håndtere alle slags problemer å innkalle til et møte (det er derfor møter har et dårlig rykte). På samme måte var mange bedrifter før COVID fastlåst i ideen om en kontor-først-kultur.
Den grunnleggende årsaken til dette er ledernes preferanse for "overvåking og synlig travelhet" hos de ansatte fremfor "definerte resultater og tillit", som Cal Newport skriver for The New Yorker. Det ser ut til at ledere har en tendens til å definere produktivt arbeid som det å se sine ansatte opptatt ved skrivebordet. Tankegangen er som følger: "Hvordan vet jeg at folk jobber hvis jeg ikke kan se dem?"
Men som Jody ThompsonEn av de første tilhengerne av en resultatorientert arbeidskultur spør: "Folk sitter i kubene sine, går på møter og mumler om hvor travelt de har det, men gjør de faktisk fremskritt når det gjelder målbare resultater?"
For å få til et virkelig samarbeidsorientert og produktivt arbeidsmiljø trenger du en kultur preget av tillit, sterke prosesser som beskriver arbeidsmetodikken nøyaktig og kontinuerlig justerer den, og systemer for problemsporing og arbeidsflytstyring. Hvis teamet ditt jobber best på bestemte tider av døgnet eller foretrekker bestemte kommunikasjonsmetoder, bør du lytte. Spesielt midt i "Den store oppsigelsenDet er ikke ved å være rigid når det gjelder kommunikasjonsstil at du beholder medarbeiderne dine.
Finn en balanse mellom synkron og asynkron kommunikasjon som hjelper deg og teamet ditt med å jobbe effektivt sammen for å oppnå størst mulig effekt.
Hver kommunikasjonsmetode har sin tid og sin plass. Sanntidskommunikasjon er ideelt for tidssensitive saker, og for å bygge relasjoner og tilknytning i teamet.
Men det fungerer best når det kombineres med asynkron kommunikasjon. Ved å bruke asynkrone kommunikasjonsverktøy til ting som statusoppdateringer og oppgavehåndtering kan alle bruke tiden sin så effektivt som mulig.
Når du finner den rette balansen mellom de to kommunikasjonsformene, vil det gjøre underverker for kalenderen, engasjementet og den generelle arbeidsgleden.
Michele Cimmino
Jeg tror på hardt arbeid og daglig engasjement som den eneste måten å oppnå resultater på. Jeg føler en uforklarlig dragning mot kvalitet, og når det gjelder programvare, er det denne motivasjonen som gjør at jeg og teamet mitt har et sterkt grep om smidig praksis og kontinuerlige prosessevalueringer. Jeg har en sterk konkurranseinnstilling til alt jeg tar fatt på - på den måten at jeg ikke slutter å jobbe før jeg har nådd toppen, og når jeg først er der, begynner jeg å jobbe for å beholde posisjonen.
