在团队管理中，最重要的莫过于有效沟通。

但是，由于工作方式不同，工作环境又主要是远程或混合式的，要想找出与团队沟通的最佳方式可能会很有挑战性。事实上，根据 Buffer 的《2021 年远程工作状况报告在远程工作中，合作与交流方面的困难被认为是第二大困难。

要想更有效地与团队沟通，了解同步沟通和异步沟通之间的区别很有帮助。了解如何以及何时使用每种方法将对团队协作和工作效率产生巨大影响。

在本文中，我们将详细介绍同步通信和异步通信的含义、两者之间的区别以及两者的使用案例。

什么是同步通信？

同步通信 是实时通信。

当你与某人进行同步交流时，无论是虚拟交流还是面对面交流，你都希望对方能立即做出回应。它允许即时、动态的对话。

同步通信实例

• ☎️ 电话交谈
• 会议（实体会议或虚拟会议）
• 🖥 网络研讨会
• ☕️ 咖啡闲聊

什么是异步通信？

异步通信则恰恰相反，你可能已经猜到了。在进行异步通信时，您不需要立即得到回复。它允许人们在回复每条信息之前花一些时间。

异步通信示例

• 📧 电子邮件
• 📱 短信
• 🧑‍💻 即时通讯（如 Slack、Ring、Fleep）
• 录制的视频或语音信息
• ⚒ 项目/工作流程管理工具
• 🗂 分配的任务和文件中的注释
• 蜗牛邮件

同步与异步：有什么区别？

同步通信与异步通信的主要区别在于信息之间的响应时间。

同步交流时，人们需要在那一刻做出回应。想想你和别人打电话时的情形：你和通话对象之间是前后一致的。

相比之下，异步通信时，信息之间可能会有时间间隔。例如，当你给某人发送电子邮件时，你并不期望对方立即回复。你发邮件的对方可能需要 10 分钟到一天的时间才能回复你。

虽然有些公司只采用一种或另一种方法，但这种情况非常罕见。 大多数团队都能在两者之间找到一个最适合自己团队的平衡点，这在 Lasting Dynamics 中非常关键，因为 Lasting Dynamics 有 50%-50% 的分布，以及办公室内团队成员和完全远程团队成员之间的平衡。

德文-皮克尔（Devin Pickell），公司增长营销经理 Nextiva他解释说："我们使用 80% 的异步通信和 20% 的同步通信。他解释说

"作为一名完全远程的营销人员，电子邮件、Slack 和 Asana 通常是我传递信息和跟进工作的首选渠道。在 Nextiva，另一个非同步渠道是我们的通话录音工具，用于收听客户来电并为销售团队记录反馈信息。我只在供应商会议、内部会议或叙旧电话中使用同步渠道。

Devin Pickell，Nextiva 增长营销经理

首席执行官 Michele Cimmino @ Lasting Dynamics 小组 在安排日程时，尽可能减少重复性电话，使日程表有足够的自由度，每天可按以下方向安排约 10-12 小时的工作时间：

• 个人留言板任务 - 看板是一个无限和连续的看板，可以合并所有项目的所有任务，包括公司管理，它使用优先级和状态，永远不会忘记要采取的行动，并持续跟进那些进展较慢的项目。工作日的 40%
• 办公室内互动和 5-15 分钟的快速会议 与团队领导、项目经理、业务开发人员、质量保证和设计负责人等进行互动，以从任何方向解除阻碍。工作日 30%
• 日历事件 - 回顾、客户、项目管理会议 30% of the working day

每种沟通方式都各有利弊。何时使用取决于具体情况。如今，随着无数 异步通信工具 因此，我们可以通过异步方式完成很多工作。但是，在某些情况下，实时互动仍然是不可替代的--考虑到工作空间也是充分享受生活和工作的重要组成部分。

同步通信的利弊

让我们仔细看看同步通信的利弊：

同步通信的优点

✅ 减少误解和来回奔波

我们都遇到过因误解电子邮件或 Slack 消息而导致沟通不畅的情况。通过书面信息很难传达你的情感和语气（幸好有表情符号🙏）。同步通信的优势之一是能够确保您的信息按照您的意图被接收。如果出现任何误解，您可以很容易地当场解决，澄清问题，避免未来的混乱。

达伦-马尔夫（Darren Murph），远程管理主管 Gitlab他解释说，在可行的情况下，他会使用异步通信来推进项目。但是，在经过一定的来回沟通之后，他会改用同步沟通。在某些情况下，这有助于更快地了解事情的真相。达伦解释道：

"异步工作本身并不是一个目标；相反，在可行的情况下，体贴地选择以异步方式推进讨论或项目，可以为同步时刻创造更多空间。如果两个人在同一个话题上来回讨论超过三次，而将其分解成更小的适合异步的决定又不切实际，那么暂时转向同步或更丰富的交流媒介是有意义的。

达伦-墨夫，Gitlab 远程主管

✅ 建立友好关系

面对面交流是人类的天性。同步交流，尤其是视频通话和面对面交流，是与团队建立融洽关系的重要组成部分。而这种融洽关系并不仅仅是一种美好的愿望。您需要它来建立信任的基础，并创建一个更加投入的团队。无论使用什么工具，也无论你作为沟通者的能力如何，你都无法通过异步方式与人建立同样的深层联系。

✅ 对时间敏感的情况作出快速反应

在某些情况下，必须打断别人的工作流程，因为有更紧迫的事情要处理。在这种情况下，同步通信就是最好的选择。最后一分钟的计划变更或任何类型的危机都需要团队成员做出快速反应。

同步通信的缺点

❌ 分散注意力

实时通信的最大弊端之一就是要求你尽快做出回应，即使这意味着要不断打断你的注意力。

如果一个团队成员为了参加会议而不得不停下手头的工作，那么他很可能要花费更多的时间才能从停下的地方重新开始。此外，根据神经科学家的最新发现，参加会议有助于迅速消耗人们的精力，使他们感到在持续时间仅为 30-60 分钟的会议结束后，他们需要暂停一下，或者做一些更轻松的事情。

❌ 不同时区的困难

远程工作的好处之一就是能与世界各地的团队成员一起工作。但是，由于您的远程员工可能生活在不同的时区，因此不可能总是期望他们在以下时间段都能工作 您的 每天的工作时间。因此，对于分布在不同时区的团队来说，同步通信并不是最佳的通信方式。

利维乌-塔纳塞，企业家兼 零弹跳确认

"我管理着分布在美国和欧洲的多个团队。与他们实时沟通并不总是可能的。我们的远程团队主要使用异步技术。值得庆幸的是，他们都是自我激励、高度独立的人，我总是可以信赖他们。

Liviu Tanase，ZeroBounce

异步通信的利弊

异步通信的主要优点是可以自由地在适合自己的时间回复信息，这对每个人都有很大好处。

让我们仔细看看异步通信的一些优点和缺点：

异步通信的优点

✅ 更多专注时间

异步通信可以让您的团队专注于自己的工作，而不受持续干扰。这对某些角色尤为重要。 例如，虽然会议可能是你作为管理者的重要工具，但它会让你的团队失去宝贵的不间断专注时间。 保罗-格雷厄姆称之为 制作者与管理者时间表.对于管理者来说，同步交流是工作发生的方式。而对于制造者来说，同步通信则会阻止工作的进行。

异步沟通可以让决策者在自己的时间内做出回应，而不是打乱他们的工作流程--这最终将提高整个团队的工作效率。

纳雷克-萨法里扬 渲染森林，对此进行了进一步阐述。他解释说，团队管理成功的关键在于消除不必要的干扰：

"我们在项目中的大部分交流都是异步进行的。如果有紧急的事情，我们就使用聊天，如果没有，我们就坚持使用 Trello 上的板块和卡片。我们为团队成员定义任务和分配截止日期的方式不会再有任何干扰，这让他们很容易集中精力。

- Narek Safaryan，Renderforest

✅ 时区友好

如果您团队的唯一沟通方式是实时会议或电话，那么您就没有为其他时区的团队成员创造一个包容的环境。如果您有良好的非同步沟通方法，您的全球员工就不需要在下班时间上网或打电话与团队成员沟通。相反，他们可以很好地利用闲暇时间，避免倦怠。

✅ 灵活的响应时间

异步沟通非常适合需要更多时间和精力来解决的问题。您可以花时间分析问题，提出深思熟虑的解决方案，而不是仅仅因为别人希望您在会议上做出回应，您就当场做出回应。

异步通信的缺点

❌ 不适合紧急问题

当遇到紧急问题时，异步通信并不是最佳选择。从本质上讲，异步通信方式让人们有更多时间做出回应。虽然这是它的优点，但并不适用于以下情况 每 情况--尤其不是紧急情况。

❌ 沟通不畅的可能性

异步信息传递会增加沟通失误的几率。语气和肢体语言是有效沟通的重要组成部分，而通过电子邮件或电子邮件等异步通信方式则很难解读。 任务管理工具.虽然可以通过语音和视频录制软件（如 Yac 或 故事速递），异步沟通无法实时消除误解。因此，在处理比较敏感的话题时，最好选择实时会议。

何时使用异步通信，何时使用同步通信

我们都有过这样的经历：你正在享受周末时光，突然接到经理的电话，让你去做一件实际上可以等到周一再做的事。

在这种情况下，电子邮件会是更合适的沟通方式。你本可以控制何时查看、何时回复。但是，因为你接到了一个电话，所以你觉得有必要立即解决这个问题。

随着时间的推移，在错误的时间使用错误的沟通方法，一端会导致怨恨和倦怠（同步沟通过多），另一端会导致沟通不畅和缺乏信任（异步沟通过多）。

重要的是，要知道何时使用同步通信，何时使用异步通信，并与团队就首选通信方法达成一致。

当我们询问一小部分领导者，他们更喜欢以异步方式处理哪些任务时，最常见的答案是状态更新（100%），其次是项目更新和目标设定。而 "一对一 "则完全采用同步方式。

让我们来看看同步和异步通信的一些情况。

良好的同步通信用例：

1. 一对一/特别会议
2. 快速话题
3. 回顾总结/规划/流程评估
4. 招聘程序/入职仪式

良好的异步通信用例：

任务管理

为任何特定项目召开启动会议固然很好，但团队成员通常可以通过异步方式报告进度和提供反馈。 项目管理工具 使有效沟通变得容易，并将所有内容集中在一处，同时保持异步性。

专业建议：如果角色和职责已明确界定，并创建了一个 问责文化 和团队的主人翁精神。

集中精力解决问题

通常情况下，一旦出现任何问题，人们就会急于建立一个 团队会议.诚然，就重要问题咨询团队成员是必要的。但是，在很多情况下，你不能指望一次简短的同步会议就能解决所有问题。团队成员需要时间来评估问题并做出明智的决定。

这时，使用异步沟通方法就能帮上大忙。它可以让团队成员花时间讨论问题，做一些研究，并提出有意义的解决方案。然后，在每个人都有机会思考之后，再进行同步重组。

状态更新和报告

异步状态更新让每个人都能更轻松地了解进度。当你以异步方式传达状态报告时，你会发现实时会议变得更有成效。突然之间，你们不用再花一个小时来更新状态。相反，你们已经进入了循环，能够解决阻碍问题或讨论改进措施。

拦截器警告

在 Lasting Dynamics 中，我们的做法是，在花了 2 个小时试图解决一个问题后，下一步是通知团队成员分析问题并找到解决方案，这样做的另一个好处是，让每个人都知道问题的存在，以及迭代和/或路线图延迟的可能性。

如何找到平衡

要在团队的同步通信与异步通信之间找到有效的平衡，重要的是要以正确的心态来对待。请记住，最终目的是让协作更轻松，并创造一个可以 员工可以参与 并且富有成效。

长期以来，雇主和管理者一直沉迷于同步优先的沟通文化。在许多企业文化中，处理任何烦扰的默认解决方案就是召开会议（这就是为什么会议的名声不好）。同样，在 COVID 推出之前，许多公司也固守着 "办公室第一 "的文化理念。

造成这种情况的根本原因是管理者喜欢对员工进行 "监督和明显的忙碌"，而不是像卡尔-纽波特所说的 "明确的结果和信任"。 写道 为《纽约客》撰写的文章。似乎管理者倾向于把富有成效的工作定义为看到员工在办公桌前忙碌。这种想法是："如果看不到他们，我怎么知道他们在工作？"

但由于 乔迪-汤普森成果第一工作文化的早期倡导者问道："人们坐在自己的格子间里，参加各种会议，抱怨自己有多忙，但他们是否真正在可衡量的成果方面取得了进展？

要营造一个真正协作、富有成效的工作环境，您需要一种信任的文化、能够准确描述并不断调整工作方法的强大流程以及问题跟踪器/工作流程管理系统。如果你的团队在某些时间段工作得最好，或者喜欢某些沟通方式，那就倾听他们的意见。尤其是在"伟大的辞职刻板的沟通方式并不能留住员工。

在同步沟通和异步沟通之间找到一个平衡点，帮助你和你的团队有效合作，产生最大的影响。

总结

每种沟通方式都有其适用的时间和地点。实时沟通是解决时效性问题、在团队中建立融洽关系和联系的理想方式。

但是，当它与异步通信相结合时效果最佳。在状态更新和任务管理等方面使用异步通信工具，可以让每个人尽可能高效地利用时间。

如果能在这两种沟通方式之间找到适当的平衡点，就能为您的日程安排、参与度和整体工作快乐度创造奇迹。